Funkcjonowanie nieruchomości wymaga współdziałania właścicieli w zakresie zarządu, tj. podejmowania czynności faktycznych i prawnych koniecznych dla utrzymania nieruchomości. Właściciele lokali liczących razem nie więcej niż siedem mogą sprawować zarząd bezpośredni, odpowiadający rodzajowi kontaktów w małych wspólnotach, natomiast wspólnoty większe obowiązane są wybrać zarząd (art. 19 i 20 Ustawy o własności lokali). Zgodnie z Ustawą o własności lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono jest obowiązany zwoływać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku. Zebranie ogółu właścicieli lokalu powinno nastąpić nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku.
Jak skutecznie zwołać zebranie ogółu właścicieli lokali wspólnoty mieszkaniowej?
Zgodnie z Ustawą o własności lokali o zebraniu właścicieli zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. Ustawa nie wymaga, aby do każdego właściciela zarząd lub zarządca kierował odrębne pismo, tym bardziej listem poleconym. Ustawa nie wskazuje też żadnej sankcji za naruszenie obowiązku powiadomienia właścicieli lokalu o zebraniu. Zwołanie może zatem nastąpić przez wywieszenie zawiadomienia na tablicy ogłoszeń. Dobra praktyka jest wrzucenie zawiadomienia do skrzynki pocztowej.
Co w przypadku, gdy właściciel lokalu zawiadomienia w ogóle nie otrzymał? Czy brak zawiadomienia o zebraniu może być podstawa do zaskarżenia do sądu uchwały podjętej na zebraniu właścicieli?
Podstawą prawną zaskarżenia uchwały do sądu jest ar. 25 ust. 1 Ustawy o własności lokali zgodnie z którym właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę do sądu z powodu jej niezgodności z przepisami prawa lub z umową właścicieli lokali albo jeśli narusza ona zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub w inny sposób narusza jego interesy. Treść tego przepisu nie daje podstaw do przyjęcia, że w każdym przypadku niepowiadomienia uprawnionych uchwała powinna być uchylona. Zgodnie bowiem z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 16 października 2002 r., sygn. akt IV CKN 1351/00: „Niezawiadomienie członka wspólnoty mieszkaniowej o terminie zebrania właścicieli może stanowić podstawę uchylenia przez sąd uchwały wspólnoty, jeżeli zostanie wykazane, że uchybienie to mogło mieć wpływ na jej treść (art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali).
Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali nie uzależnia zdolności zebrania właścicieli lokali do powzięcia uchwał od jego należytego zwołania. Decydujące znaczenie ma tu treść woli wyrażonej przez członków wspólnoty w podjętych uchwałach, a nie kwestie proceduralne. Konsekwentnie trzeba przyjąć, że właściciele nie są związani treścią projektów uchwał przedstawianych w zawiadomieniu o terminie zebrania wraz z porządkiem jego obrad, w związku z czym mogą podejmować uchwały wykraczające poza te projekty lub zmieniać je.
Kryterium pozwalającym przypisać uchwałom moc wiążącą wszystkich członków wspólnoty stanowi wola większości i zgodność z bezwzględnie obowiązującymi przepisami. Niezawiadomienie członka wspólnoty mieszkaniowej o terminie zebrania właścicieli może stanowić podstawę uchylenia przez sąd uchwały, jeżeli zostanie wykazane, że uchybienie to mogło mieć wpływ na jej treść (art. 25 ustawy o własności lokali). Wyprowadzanie z art. 32 w zw. z art. 25 ust. 1 ustawy bezwzględnej podstawy uchylenia uchwały z powodu wadliwego zawiadomienia członka wspólnoty jest nieuzasadnione, a nawet mogłoby źle służyć wspólnotom mieszkaniowym w razie konfliktu interesów, uniemożliwiając im sprawne zarządzanie nieruchomością wspólną. Ustawodawca dał temu wyraz odnosząc naruszenie prawa do uchwały, a nie do postępowania poprzedzającego jej zawarcie.
Przewidziane w art. 23 ust. 1 ustawy o własności lokali tryby podejmowania uchwał: na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów oraz mieszany (częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów, częściowo na zebraniu) są jednakowo traktowane przez ustawodawcę w tym znaczeniu, iż dla ważności uchwały wyrażającej zgodę na podjęcie czynności przekraczającej zwykły zarząd, niezależnie czego ona dotyczy, każdy z wskazanych trybów podejmowania uchwał jest dopuszczalny.
(por. Wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z dnia 31-01-2013 r., I ACa 1380/12).
Właściciel lokalu, który zaskarża zatem uchwałę z powodu braku zawiadomienia go przez zarząd o zebraniu właścicieli, musi dodatkowo wykazać, że to uchybienie proceduralne mogło mieć wpływ na treść uchwały. Obowiązek wykazania, że nie zawiadomiono wszystkich członków wspólnoty mieszkaniowej o terminie zebrania właścicieli lokali oraz że mogło to wpłynąć na treść podjętej uchwały, obciąża stronę wnoszącą o uchylenie uchwały (art. 6 KC w zw. z art. 25 ust. 1 i art. 32 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali). Chodzi o wskazanie takich okoliczności faktycznych związanych z danym uchybieniem, które rzeczywiście mogły, w normalnym biegu rzeczy, wpłynąć na treść uchwały (por. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 05-10-2011, IV CSK 664/10).
Co powinno być przedmiotem obrad corocznego zebrania właścicieli lokali?
Ustawa o własności lokali stanowi, że w zawiadomieniu o zebraniu właścicieli lokali należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy wskazać treść tej zmiany. Zgodnie z Ustawa o własności lokali przedmiotem zebrania corocznego powinny być w szczególności:
1) uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,
2) ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1,
3) sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.
Przedmiotem zebrania corocznego mogą być także wszelkie inne tematy, które dotyczą danej wspólnoty, w tym w szczególności określenie wysokości zaliczki na pokrycie wydatków związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej.
Co ważne, określenie w zawiadomieniu tematyki zebrania nie jest wiążące. Zebranie może rozpatrzyć i podjąć uchwały w sprawie nieobjętej wcześniejszym zawiadomieniem. O tym, co będzie przedmiotem obrad decydują bowiem ostatecznie jego uczestnicy (patrz: orzecznictwo powołane wyżej).
Z każdego zebrania członków wspólnoty powinien zostać sporządzony protokół z dołączoną do niego listą obecności. Protokół powinien zawierać m.in. treść podjętych uchwał. Obowiązkiem zarządu wspólnoty jest gromadzenie i przechowywanie protokołów.
W przypadku gdy na zebraniu nie ma wystarczającej liczby mieszkańców aby uchwały można było podjąć, uchwały mogą zostać podjęte z zastosowaniem mieszanego trybu głosowania przewidzianego w art. 23 ust. 1, a więc częściowo na zebraniu i częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów po zebraniu. Uchwały zapadają większością głosów liczoną według wielkości udziałów, chyba że postanowiono inaczej (art. 23 Ustawy o własności lokali).
Prawo głosowania posiadają wyłącznie właściciele lokali oraz właściciel budynku lub osoba przez niego upoważniona, reprezentująca lokale (udziały) jeszcze niewyodrębnione. Właściciela lokalu nie może na zebraniu właścicieli zastąpić najemca lub inna osoba, chyba że posiada stosowne pełnomocnictwo. Udzielone przez właściciela lokalu umocowanie do głosowania nad zmianą sposobu liczenia większości głosów, o jakim mowa w art. 23 ust. 2 Ustawy o własności lokali, wymaga dla swej skuteczności pełnomocnictwa rodzajowego (tak SN w wyroku z 15.10.2002 r., II CKN 1479/00, OSNC 2004, Nr 1, poz. 8). Gdy lokal jest własnością małżonków, głosuje jedno z nich lub oboje, lecz reprezentują jeden głos (wspólny udział).
W wypadku gdy zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono nie zwoła zebrania ogółu właścicieli lokali w terminie, zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli.
Zebrania właścicieli mogą być także zwoływane każdorazowo – w razie potrzeby – przez zarząd lub zarządcę. Właściciele lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej mogą także wystąpić z wnioskiem o zwołanie zebrania właścicieli do zarządu lub zarządcy, który jest wówczas zobligowany do jego zwołania.
Obsługa Prawna Wspólnot Mieszkaniowych 